Nu de terugkeer naar het ‘oude normaal’ nog even duurt, beginnen veel werknemers hun nieuwe baan digitaal. Zaken die bij een gewone onboarding normaal zijn, zoals sfeer opsnuiven, non-verbale signalen oppikken en een écht koffietje doen met je nieuwe collega’s, zijn nu niet mogelijk. Maar een goede landing is wel cruciaal voor werkgever en medewerker. Hieronder een paar tips voor het zorgen voor energie, betrokkenheid en communicatiemomenten bij een online onboarding.
1: De voorbereiding: Om in het Covid vocabulaire te blijven: testen, testen, testen. Zorg dat alles werkt. De nieuwe laptop of programma’s die op afstand geïnstalleerd worden, moeten getest worden. Niets is zo vervelend als applicaties die niet werken op een eerste werkdag. Online kun je dan geen kant meer op. Zorg verder voor een gedeelde werkmap voor documenten en of videocontent, zoals een welkomstwoord van de directeur. Als er handtekeningen vereist zijn los dat op via bijvoorbeeld DocuSign. Niet vergeten: check je documenten op taalgebruik en warmte. Wat in een offline presentatie wel kan, valt online mogelijk anders. Medewerkers worden bijvoorbeeld niet graag FTE’s of headcounts genoemd. Informeer ook wat iemand nog nodig heeft aan apparatuur of hulpmiddelen om goed thuis te werken.
2: Lever zo veel mogelijk maatwerk: Nu veel organisaties bezig zijn met het inrichten of verbeteren van hun digitale onboarding, ontstaat de neiging om toe te werken naar een gestandaardiseerd proces. Deze tijd vraagt echter ook om maatwerk. Stel om te beginnen vast met wat voor type medewerker je te maken hebt. Recruitment Adviesbureau Robert Walters heeft mooie omschrijvingen gemaakt van soorten thuiswerkers. Zo zijn er: de workaholic, de dromer, de kluizenaar en de sociale vlinder. Ieder met zijn eigen gebruiksaanwijzing en noden. Zo zal de kluizenaar niet direct zitten te wachten op veel small talks met collega’s, terwijl de sociale vlinder het liefst morgen naar kantoor komt. De workaholic zal zich meteen willen bewijzen, maar de dromer ben je misschien al heel snel kwijt. Speel daarmee tijdens de introductie en laat iemand zich op zijn gemak voelen. Ook op afstand. Het belangrijkste doel is immers betrokkenheid creëren.
3: Begin met onboarden direct na het tekenen van het contract: Digitaal kan een onboarding nog veel meer aanvoelen als waterboarding. Of ben ik de enge die inwerkdagen soms zo ervaart? De stortvloed aan informatie die wordt uitgestort over je, is nauwelijks te processen. Probeer dat dus te vermijden door bijvoorbeeld onderdelen van de onboarding te verplaatsen naar de preboarding fase. Deze fase wordt vaak slecht benut, terwijl de nieuwe medewerker juist dan zeer bevattelijk is voor nieuwe informatie. Maar, omdat veel managers aannemen dat de nieuwe collega het wel te druk zal hebben met het afronden van zijn oude werk, gebeurt er vaak bar weinig tussen het moment van tekenen en de eerste werkdag. Zaken als basisregels van de organisatie, omgangsvormen, vertrouwelijkheid, bedrijfscultuur en talentontwikkeling kunnen best in deze fase al worden besproken. Zie het als belangrijke digitale, zakelijke contactmomenten. Daar zijn we online al aardig bekend mee geraakt.
4: Speel een leuk online team event: Laat het ‘in de kleur van de organisatie spuiten’ achterwege op de eerste digitale werkdag. De medewerker zit immers gewoon thuis en krijgt dit niet mee. In de preboarding heb je hier al ruimschoots aandacht aan kunnen besteden en online komt het niet over. Kies liever voor een ‘crossteam event’, waar alle collega’s van de nieuwe medewerker aan meedoen. Speel een online spel of een digitale escaperoom. Voor het begin van het spel kan iedereen zich dan kort even voorstellen. Zo’n eerste informele kennismaking is laagdrempeliger dan meteen meedoen aan de dagelijkse of wekelijkse teamvergadering die door de gewenning steeds efficiënter, korter en zakelijker verloopt en dus geen fijne binnenkomer is.
5: Vul de agenda van de nieuwe collega: De nieuwe medewerker kan niet op eigen houtje door het kantoor gaan struinen natuurlijk. Je kunt dit – als je er budget voor hebt – wel op een leuke manier (laten) animeren. Maar dat is niet voor iedere organisatie mogelijk. Wel kun je een nieuwe collega een goed gevulde agenda aanbieden met online kennismakingen, ‘lunchspirations’ en meetings voor de eerste twee weken. Dit kan informeel, misschien met een buddy die zorgt voor een introductie bij de gesprekken, maar ook formele zaken als te volgen trainingen en dergelijke. Probeer de nieuwe collega aangesloten te houden en hem niet aan zijn lot over te laten.
Neem de tijd voor het hele traject en doe het met zorg. Evalueer het proces en stuur bij waar nodig. Een goede onboarding is het allerbelangrijkste voor de integratie van nieuwe medewerkers.